Automatyzacja pracy biurowej

Co w pracy biurowej da się zautomatyzować

• Przepisywanie danych

  Dane z maili, formularzy i plików trafiają do arkusza lub systemu same. AI potrafi odczytać je także z PDF-ów i skanów.

• Dokumenty i umowy

  Umowa, protokół czy zlecenie generuje się z szablonu na podstawie danych klienta i trafia do podpisu.

• Raporty

  Dane z kilku miejsc łączą się w jedno zestawienie, które co tydzień przychodzi na Twoją skrzynkę.

• Zadania i przypomnienia

  Nowe zlecenie tworzy zadania dla właściwych osób, a terminy pilnują się same.

• Wdrażanie pracowników

  Nowa osoba dostaje dostępy, dokumenty i listę kroków na pierwsze dni bez ręcznego pilnowania.

• Faktury i dokumenty finansowe

  Faktury z KSeF i maila porządkują się same i trafiają do księgowej.

Od czego zacząć

Najlepszy kandydat do automatyzacji to zadanie, które:

• Powtarza się codziennie lub co tydzień

  Im częściej, tym szybciej automatyzacja się zwraca.

• Ma jasne zasady

  Jeśli potrafisz opisać je w kilku krokach, zwykle da się je zautomatyzować.

• Polega na przenoszeniu danych

  Kopiowanie z jednego miejsca do drugiego to praca dla systemu, nie dla człowieka.

• Kosztuje błędy

  Literówka w kwocie czy zapomniany termin bywają droższe niż sama praca.

Przykład z naszej pracy: we własnej firmie automatycznie monitorujemy i porządkujemy setki źródeł danych o finansowaniu szkoleń, z usuwaniem duplikatów i uzupełnianiem wpisów.

Jak pracujemy

1. Przegląd pracy biura

   Wspólnie wypisujemy powtarzalne zadania i szacujemy, ile czasu zabierają.

2. Plan i wycena

   Dostajesz listę: co automatyzujemy, w jakiej kolejności i za ile. Stała cena przed startem.

3. Wdrożenie etapami

   Zaczynamy od zadania, które zabiera najwięcej czasu, potem dokładamy kolejne.

4. Dokumentacja i opieka

   Każdy przepływ jest opisany. Możemy się nim opiekować albo przekazać go Twojemu zespołowi.

Najczęstsze pytania

Czy muszę zmieniać programy, których używamy?

Zwykle nie. Łączymy narzędzia, które już macie: pocztę, arkusze, dysk, CRM, programy księgowe.

Co, jeśli automatyzacja się pomyli?

Ustawiamy kontrolę: nietypowe przypadki trafiają do człowieka do sprawdzenia, a każde działanie jest zapisywane, więc łatwo znaleźć i poprawić błąd.

Ile to kosztuje?

Zależy od liczby zadań i narzędzi do połączenia. Po rozmowie dostajesz stałą cenę na piśmie. Doradztwo i szkolenie z automatyzacji można sfinansować z BUR.

Napisz, co w biurze robicie ręcznie

Wypisz 2–3 zadania, które się powtarzają. Wrócimy z propozycją, co może działać samo.