Faktury i KSeF bez przepisywania

Ile czasu zabierają Ci dziś faktury?

W małej firmie faktury zwykle obsługuje właściciel albo jedna osoba z biura. Najczęściej słyszymy o tych samych problemach:

• Szukanie faktur kosztowych

  Część w mailu, część w KSeF, część na papierze. Przed końcem miesiąca trzeba zebrać wszystko dla księgowej.

• Przepisywanie danych

  Kwoty, terminy i kontrahenci ręcznie wpisywani do arkusza, żeby wiedzieć, ile i komu trzeba zapłacić.

• Spóźnione płatności

  Nikt nie pilnuje terminów — ani tych, które płacisz Ty, ani tych, które klienci są winni Tobie.

• Nowe zasady KSeF

  Faktury sprzedażowe trzeba wystawiać przez KSeF, a kosztowe odbierać z KSeF. Stary sposób pracy przestaje działać.

Co automatyzujemy

1. Pobieranie faktur kosztowych

   Nowe faktury z KSeF i ze skrzynki mailowej są pobierane automatycznie i zapisywane w jednym miejscu — w folderze, arkuszu albo Twoim systemie.

2. Odczyt danych

   Kontrahent, kwota, termin płatności i kategoria trafiają do arkusza lub systemu bez przepisywania. Nietypowe faktury oznaczamy do sprawdzenia.

3. Przekazanie do księgowej

   Biuro rachunkowe dostaje komplet dokumentów w ustalonej formie i terminie — bez maili „brakuje jeszcze trzech faktur”.

4. Przypomnienia o płatnościach

   Przed terminem dostajesz listę faktur do zapłaty, a klienci — uprzejme przypomnienie o fakturach, których jeszcze nie opłacili.

5. Faktury sprzedażowe

   Zamówienie ze sklepu albo podpisana oferta w CRM może automatycznie utworzyć fakturę w Twoim programie do fakturowania, który wysyła ją do KSeF.

KSeF w skrócie: co się zmieniło

Od 1 lutego 2026 r. KSeF jest obowiązkowy dla największych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. Najmniejsze firmy z niewielką sprzedażą mają czas do 1 stycznia 2027 r. Od lutego 2026 r. każdy czynny podatnik VAT odbiera faktury przez KSeF.

Do końca 2026 r. obowiązuje okres bez kar za błędy, a sankcje mają działać od 2027 r. To czas, żeby ułożyć proces spokojnie, zanim pomyłki zaczną kosztować. Aktualne zasady sprawdzisz na stronie Ministerstwa Finansów (ksef.podatki.gov.pl).

Nie zastępujemy księgowej ani programu do fakturowania — łączymy je tak, żeby dane przepływały same.

Jak to wdrażamy

• Rozmowa i przegląd

  Sprawdzamy, skąd przychodzą faktury, w jakim programie je wystawiasz i jak pracuje Twoja księgowa.

• Wycena na piśmie

  Dostajesz zakres i stałą cenę przed startem. Bez abonamentu za „platformę”.

• Uruchomienie

  Zaczynamy od jednego przepływu — zwykle od faktur kosztowych — i sprawdzamy go na prawdziwych dokumentach.

• Opieka

  Gdy zmienią się przepisy albo programy, poprawiamy automatyzację. Możesz też przejąć ją sam — dostajesz dokumentację.

Pod spodem używamy narzędzi do automatyzacji takich jak n8n albo Make. Nie musisz ich znać — to nasza praca.

Najczęstsze pytania

Czy muszę zmieniać program do fakturowania?

Zwykle nie. Większość popularnych programów (np. Fakturownia, inFakt, wFirma, iFirma) ma interfejs, przez który można je połączyć z automatyzacją. Jeśli Twój go nie ma, powiemy to na pierwszej rozmowie.

Czy to zastąpi moją księgową?

Nie. Automatyzacja zbiera i porządkuje dokumenty, a księgowa nadal prowadzi księgi. Zwykle to ona najbardziej zyskuje, bo dostaje komplet na czas.

Co z bezpieczeństwem danych?

Dostęp do KSeF i programów nadajemy z minimalnymi uprawnieniami. Automatyzacja może działać na serwerze w Polsce lub w UE, a dostępy zostają w Twojej firmie.

Ile to kosztuje?

Zależy od liczby źródeł faktur i programów do połączenia. Po krótkiej rozmowie dostajesz stałą cenę na piśmie. Doradztwo i szkolenie z automatyzacji można sfinansować z BUR.

Moja firma jest bardzo mała. Czy to ma sens?

Jeśli co miesiąc spędzasz kilka godzin na szukaniu i przepisywaniu faktur — zwykle tak. Na rozmowie policzymy to na Twoich liczbach, zanim cokolwiek zamówisz.

Napisz, jak dziś obsługujesz faktury

Skąd przychodzą, w czym je wystawiasz, kto je przepisuje. Wrócimy z propozycją, co da się zrobić automatycznie.